Los autores de los documentos son las personas responsables de crear y redactar el contenido. Son expertos en su campo y su trabajo es fundamental para garantizar la calidad y veracidad de la información presentada.
¿Cuál es el documento original?
El documento original es aquel en el que se registra por primera vez y de manera definitiva la voluntad del autor, siendo un documento perfecto con todas las marcas de validación y condiciones de autenticidad.
Durante el proceso de elaboración documental, puede existir un primer documento llamado minuta, que es una versión preliminar del original.
Es importante destacar que original no significa único, por lo que en algunos casos podemos encontrar varios ejemplares de documentos originales, lo cual nos permite establecer una clasificación.
¿Cuál es la importancia de los documentos?
El documento es un registro de un acto o hecho realizado por una institución o persona, ya sea en papel o en otros soportes tecnológicos. Estos documentos generan archivos de diferentes tipos, como arqueológicos, audiovisuales o legales. Son fuentes importantes para la historia, ya que recopilan hechos históricos de todo tipo. Además, los documentos son una forma de archivar el conocimiento humano, gracias a la tecnología podemos guardar grandes cantidades de información en espacios más pequeños. Los documentos nos permiten entender cómo vivían nuestros antepasados y cómo se organizaban en diferentes aspectos de la vida. También son útiles para resolver disputas, ya que pueden servir como prueba de la veracidad de un acto. En resumen, los documentos tienen un valor histórico y permiten preservar hechos importantes a lo largo del tiempo.
¿Qué tipo de documento es el oficio?
El oficio es un documento emitido por un organismo oficial para comunicar una acción administrativa relacionada con un procedimiento. Es el tipo de documento más común en la correspondencia administrativa y es esencial en la comunicación escrita entre la Administración y otras entidades.
Existen dos tipos de oficios según su destinatario: interno, cuando se dirige a otro organismo administrativo, y externo, cuando se dirige a una persona física o jurídica. En el caso de los oficios internos, se envían a órganos o unidades administrativas sin dependencia jerárquica, y se diferencian de las notas internas que se utilizan para la comunicación entre órganos o unidades dependientes de un mismo organismo superior.
¿Cuál es la diferencia entre un documento y un archivo?
Los documentos de archivo son únicos y no pueden ser editados, mientras que la documentación de apoyo consta de múltiples copias y puede ser modificada. Los documentos de archivo son considerados patrimonio documental, mientras que la documentación de apoyo no lo es. Los documentos de archivo son fuentes primarias, mientras que la documentación de apoyo es una fuente secundaria. Los documentos de archivo son conjuntos orgánicos que se valoran por sus testimonios, mientras que la documentación de apoyo es un conjunto artificial que se valora por la información que contiene. Por esta razón, los documentos de archivo se conservan y se trasladan al archivo central, mientras que la documentación de apoyo no tiene el mismo destino.
¿Cómo saber si un documento no es falso?
El primer consejo para detectar un documento falsificado es prestar mucha atención a los detalles. Durante un proceso de selección, es importante preguntar al candidato si además de su cédula de ciudadanía, cuenta con una cédula de extranjería o un PEP (permiso especial de permanencia). Además, es necesario analizar la información contenida en la cédula, como el código de barras, el número de cédula, la fecha de expedición, la estatura y los datos de impresión del documento. Estos detalles pueden dar indicios de que el documento es sospechoso.
Otro consejo es identificar si los certificados laborales parecen estar mal escaneados, con firmas superpuestas, fechas incorrectas y cambios en la fuente y tamaño de la letra. Estos podrían ser indicios de un documento falso.
En muchos casos, las personas pueden mentir en su currículo sobre las homologaciones de sus estudios en el extranjero. Es importante que los reclutadores de talento humano tengan en cuenta la legislación académica de cada país. Durante la entrevista con el candidato, es recomendable orientarse hacia los detalles y verificar los datos de los documentos entregados mediante cuestionarios.
¿Qué es un documento textual?
Concepto
La documentación real, notarial, señorial, administrativa o comercial, judicial, municipal, eclesiástica y parroquial, y personal son diferentes tipos de documentos de archivo. Estos documentos contienen información o testimonio en cualquier formato y fecha, y por cualquier medio o lenguaje. Son recibidos o expedidos en el ejercicio de funciones legales o transacciones de negocios por una institución o persona que los conserva para testimonio, prueba y continuidad de su gestión. Estos documentos están revestidos de formalidades extrínsecas e intrínsecas y garantías necesarias para dar valor y credibilidad jurídica, administrativa e histórica tanto al mensaje contenido y texto que portan como al propio soporte documental. Los documentos de archivo pueden ser gráficos (mapas, grabados, planos, etc.), audiovisuales (videos, grabaciones, fotografías) o textuales, transmitiendo su información a través de signos alfabéticos, ya sean manuscritos, mecanografiados o impresos. El documento textual o diplomático es el más común en nuestros archivos y será también el protagonista de esta guía.
¿Cómo se clasifica un documento?
La clasificación es un proceso esencial para agrupar los documentos de manera jerárquica, ya sea por principios de procedencia, orden original u otros factores. En este proceso, se consideran acciones, estructura orgánica y asuntos como elementos clave. Independientemente del sistema que elijas para clasificar tu documentación, ésta estará concebida bajo conceptos que reflejan la actividad y funciones propias de tu empresa.
La clasificación de documentos tiene varios beneficios:
– Permite implementar una gestión documental efectiva.
– Facilita el manejo de documentos electrónicos.
– Aumenta la productividad.
– Reduce los tiempos de búsqueda.
– Permite tener acceso a los datos desde el momento en que se crean.
– Facilita la recuperación rápida y sencilla de la información.
– Permite vincular documentos electrónicos y en papel que pertenezcan a un mismo expediente.
– Permite aplicar las reglas necesarias para la destrucción de documentos cuando sea necesario.
– Establece criterios homogéneos para archivar documentos electrónicos.
– Centraliza toda la información en un único programa.
– Favorece el trabajo colaborativo.
Es importante tener en cuenta que la ordenación de documentos es un proceso posterior a la clasificación, lo cual nos permite tener acceso rápido a los datos y facilitar su comprensión. Tanto la clasificación como la ordenación pueden realizarse de manera eficiente utilizando un gestor documental que centralice todas las tareas y el proceso en su totalidad.
¿Estás listo para comenzar a clasificar tus documentos?
¿Cómo saber si un documento es falso o no?
Los documentos de identificación son esenciales para identificar a las personas, pero también pueden ser objeto de adulteración o falsificación. Por lo tanto, es importante incluir características de seguridad en todas las etapas del proceso de emisión, desde la impresión hasta la entrega del documento.
Un documento de identificación es aquel que permite verificar la identidad de una persona y puede ser público o privado. En Colombia, los documentos públicos más comunes son la cédula de ciudadanía, el pasaporte y la licencia de conducción, cada uno con diferentes propósitos y derechos asociados. Por otro lado, los documentos de identificación privados incluyen carnets corporativos, universitarios y de lealtad, entre otros.
Dependiendo de los derechos que otorgue el documento, es necesario agregar características de seguridad para validar su autenticidad y la identidad del portador. Por ejemplo, los pasaportes deben tener altos niveles de seguridad en la captura de datos, características de seguridad y verificación. En Colombia, el pasaporte ha evolucionado para ser un documento de talla mundial, con un proceso que dificulta su adulteración o falsificación, y un chip que permite la lectura electrónica y garantiza la autenticidad de los datos y la entidad emisora.
En el caso de los documentos de identificación privados, como los carnets universitarios, es importante que las instituciones cuenten con un proceso de emisión que garantice la entrega inmediata y la confidencialidad de la información. Estos carnets suelen tener características de seguridad como marca de agua digital, seguridad táctil, tintas invisibles y hologramas, entre otros.
Como expertos en asesoramiento para entidades públicas y privadas en la emisión de documentos de identificación, recomendamos tener claridad sobre la funcionalidad, alcance y recursos necesarios para asegurar el éxito del proyecto.
Concluir
La diferencia entre un documento y un archivo radica en que un documento es un registro escrito o impreso que contiene información, mientras que un archivo es un conjunto de documentos organizados y almacenados de manera sistemática.
El documento original es aquel que es el primer registro de una información y no ha sido modificado o alterado.
Un documento se clasifica según su contenido, propósito y formato, pudiendo ser textuales, gráficos, audiovisuales, entre otros.
Los documentos son importantes porque permiten registrar y preservar información, facilitan la comunicación, respaldan decisiones y acciones, y sirven como evidencia legal.
Un documento textual es aquel que se compone principalmente de texto escrito, como un informe, una carta o un contrato.
Para determinar si un documento es falso, se pueden utilizar técnicas de análisis de autenticidad, como la verificación de firmas, sellos o marcas de agua, y la comparación con documentos auténticos.
Para determinar si un documento es falso o no, se pueden utilizar técnicas de análisis forense, como el examen de la tinta, el papel, las marcas de agua y la autenticidad de las firmas.
El oficio es un tipo de documento utilizado en la comunicación oficial, generalmente utilizado en el ámbito administrativo o gubernamental, para transmitir información, instrucciones o solicitudes.
Enlace fuente
https://cuatroochenta.com/diferencias-documento-de-archivo-y-documentacion-de-apoyo/
https://www.docunecta.com/blog/los-7-sistemas-de-clasificacion-de-documentos
https://www.importancia.org/documento.php
https://guiasbib.upo.es/archivos/documentos
https://www.tusdatos.co/blog/tips-para-identificar-un-documento-falsificado
https://veriddica.com/como-reconocer-un-documento-de-identificacion-original
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